Обращение о ремонте кровли приходит в ГИС ЖКХ. Директор назначает ответственного, участок берёт заявку в работу, а жителю нужно сообщить, что происходит. Если у каждого шага есть ответственный, руководитель может быстро понять, где находится заявка и от кого сейчас требуется действие.
Как выстроить работу с входящим обращением
Зарегистрируйте обращение. Зафиксируйте номер, тему, дату поступления и дом. По этим данным заявку можно найти, если житель обратится повторно.
Назначьте ответственного. Укажите, кто ведёт обращение и кто выполняет работы на участке. Если это разные сотрудники, заранее договоритесь, кто сообщает жителю о ходе работы.
Зафиксируйте следующее действие. Например, участок осмотрит кровлю, а ответственный сообщит результат. Если вопрос ещё решается, промежуточный ответ помогает объяснить жителю, что уже сделано и чего ждать дальше.
Подготовьте итоговый ответ. Соберите результат от исполнителя и передайте текст на согласование, если это предусмотрено вашим процессом.
Для внутреннего учёта достаточно видеть по каждой открытой заявке номер обращения, дом, ответственного, текущий этап и следующее действие. Вопрос для быстрой проверки журнала — сможет ли коллега продолжить работу по заявке, если её ответственного сегодня нет?
Пример из практики «Отклика»
Житель обратился в ГИС ЖКХ по поводу ремонта кровли. Директор назначил ответственного, заявку передали на участок. Пока она была в работе, жителю дали промежуточный ответ. Итоговый ответ подготовили в «Отклике» и отправили директору на согласование. Директор подписал ответ электронной подписью.
«Отклик» получает входящие обращения из ГИС ЖКХ, регистрирует их как заявки и помогает команде вести их после назначения ответственного.
Хотите увидеть, как обращение из ГИС ЖКХ проходит этот путь в «Отклике»? Запросите демо для вашей управляющей компании.